Privacyverklaring OCMW Leuven

OCMW Leuven respecteert jouw privacy. Daarom behandelen we persoonlijke informatie altijd vertrouwelijk en volgens de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG' of ‘GDPR’).

Het OCMW van Leuven, gevestigd Andreas Vesaliusstraat 47 te 3000 Leuven, (hierna ‘OCMW Leuven’) is verantwoordelijk voor het gevoerde beleid inzake privacy. Het vast bureau is het uitvoerend orgaan van OCMW Leuven en is vertegenwoordigd door voorzitter en algemeen directeur, aan de algemeen directeur werd de dagelijkse leiding toevertrouwd. OCMW Leuven is opgericht om elke Leuvenaar een menswaardig bestaan te bieden. Om dit beoogde doel te bereiken zijn een aantal handelingen nodig waarbij persoonsgegevens een cruciale rol spelen. OCMW Leuven vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer belangrijk en behandelt de toevertrouwde persoonsgegevens op een passende, zorgzame manier volgens de Europese privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’ of ‘GDPR’).

Samengevat
OCMW Leuven gebruikt bijvoorbeeld je naam en adres om je te helpen. We beschermen tegen foutief gebruik ervan.

Welke persoonsgegevens verzamelt OCMW Leuven?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anders gezegd: alle informatie over herkenbare mensen, geen organisaties noch overledenen. OCMW Leuven gebruikt voor meerdere doelen een combinatie van de hieronder opgesomde persoonsgegevens die we je vragen bij een eerste aanmelding, inschrijving of (telefonisch) gesprek. Sommige gegevens heb je reeds eerder gemeld aan andere delen van de overheid (o.a. Kruispuntbank Sociale Zekerheid, Rijksregister, Stad Leuven) en kunnen we daar halen. Als we dat doen, dan brengen we je daarvan op de hoogte. Sommige gegevens halen we op bij nog andere organisaties maar enkel met jouw uitdrukkelijke toestemming.

OCMW Leuven maakt een tekst met wie je bent, waar je leeft en wat je doet. We gebruiken zeker je naam en adres maar ook andere gegevens.
  • Identificatiegegevens (zoals naam, adres, geboorteplaats en -datum, identificatienummer sociale zekerheid)
  • Contactgegevens (telefoon, e-mail)
  • Financiële bijzonderheden (bankrekeningnummer, inkomsten en uitgaven, pensioen, …)
  • Persoonlijke kenmerken
  • Leefgewoonten
  • Samenstelling van het gezin
  • Vrijetijdsbesteding en interesses
  • Lidmaatschap (sport- of hobbyclub)
  • Consumptiegewoonten
  • Woningkenmerken
  • Opleiding en vorming (school, diploma, CV)
  • Beroep en betrekking
  • Computergegevens (IP-adres, e-mail, …)

In sommige gevallen gebruiken we ook bijzondere persoonsgegevens omdat het nodig is voor sociale bescherming, AVG art.9.2.b:

  • Gegevens betreffende de medische of psychologische gezondheid
  • Etnische gegevens
  • Biometrische gegevens (foto’s, zichtbare handicap)
  • Politieke opvattingen
  • Seksuele geaardheid
  • Lidmaatschap van een vakbond
  • Filosofische, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen

In uitzonderlijke gevallen gebruiken we gerechtelijke gegevens waaronder ook: strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (AVG art.10).

Als je hulp vraagt omdat je vervolgd wordt door je politiek activisme dan noteren we dat om de hulp te verantwoorden.

Als de betrokkene (cliënt) niet wil dat er persoonsgegevens worden genoteerd noch gebruikt, is het mogelijk dat de medewerker niet kan voldoen aan de verantwoordingsplicht. Dit kan betekenen dat je geen hulp kan krijgen. We werken in OCMW Leuven met minimale gegevensverwerking, maar dat houdt ook in dat als we er naar vragen dit ook nodig en nuttig is voor de verdere hulp of dienst.

Waarvoor worden jouw persoonsgegevens gebruikt?

We gebruiken je persoonsgegevens voor:

  • Aangepaste hulpverlening geven of stopzetten
  • Identificeren en contacteren van betrokkenen voor een bevoegdheidsonderzoek
  • Subsidies verantwoorden
  • Hulpverlening terugvorderen
  • Onderzoek van rechten binnen de Belgische en buitenlandse sociale zekerheid
  • Aanmelding voor hulpverlening bij de balie
  • Onderzoek ambtshalve schrappingen
  • Aanvraag Lijnabonnement (met korting OCMW)
  • UiTPAS aanvragen
  • Eandisbon aanvragen
  • Sociaal tarief gas en elektriciteit aanvragen
  • Doorverwijzing sociale kruidenier
  • Referentieadressen voor gedetineerden opvolgen
  • Afspraak maken bij het spreekuur van de Huurdersbond
  • Aanvraag materiaal Kirikou
  • Aanvraag kinder- en kraamgeld
  • Opmaak hulpverleningsattesten
  • Inschrijvingen Sociale Huisvestingsmaatschappijen (SHM) en Sociaal Verhuurkantoor (SVK)
  • Aanvraag huursubsidie
  • Aanvraag studietoelagen
  • Aanmelding CGG en Caritas
  • Voeren van sollicitaties toeleiders
  • Vraag tot toepassing versnelde toewijzing sociale woning
  • Opvolging gerechtsbrieven over dreigende uithuiszetting
  • Opvolging melding huurachterstallen SHM
  • Opvolging melding onbewoonbaar-ongeschikt verklaarde panden
  • gegevens uitwisseling Woonanker
  • Facturatie Noodkamer
  • Organiseren Infomoment schuldhulpverlening (SHV) per cliënt
  • Voeren van een intakegesprek (eerste gesprek met effectieve medewerker) en daaropvolgende hulpverleningsgesprekken in het traject
  • Invullen intakelijst SHV
  • Invullen LACLIJST
  • Inlichtingenformulier artikel 60 tewerkstelling
  • Aanwezigheidslijst artikel 60 tewerkstelling
  • Aanvragen opleidingspremies
  • Aanmeldingsformulier taalvloer
  • Invullen TEW intakeformulier
  • Invullen deelnemerslijsten opleidingen, vormingen
  • Verantwoording verhoogde staatstoelage
  • Opmaken loonlijsten artikel 60 tewerkstelling
  • Aanmeldingsfiche gezamenlijke intake OCMW-VDAB
  • Acties socio culturele participatie en kinderarmoede, gezinsdag, sinterklaasfeest, culturele uitstappen, ploeterbad
  • Deelname overleg ketenaanpak intrafamiliaal geweld
  • Aanmelding/Intakegesprek (zonder vraag voor betalingsverbintenis)
  • Aanmelding/Intakegesprek (met vraag voor betalingsverbintenis)
  • Aanvraag inkomensgarantie voor ouderen
  • Aanvraag zorgbudget voor zwaar zorgbehoevenden
  • Aanvraag zorgbudget voor ouderen met een zorgnood
  • Aanvraag verhoogde tegemoetkoming
  • Intakegesprek (geldsteun facturen OOTT)
  • Afhandeling dossier na overlijden t.a.v. dienst successie en registratie
  • Uitvaart via aanbesteding
  • Afhandeling dossier na overlijden t.a.v. nabestaanden
  • Aanvraag bewindvoering
  • Rekeninguittreksels overmaken aan hulpvrager, familie of mantelzorger
  • Opening Belfiusrekeningen systeem
  • Aanvraag inkomensvervangende tegemoetkoming (IVT) / integratietegemoetkoming (IT)
  • Aanschrijven schuldeisers (zowel schulden als gewone openstaande facturen) in kader van betalingsverbintenis
  • Administratieve verwerking voorstellen en beslissingen
  • Dringende financiële hulp onderzoeken
  • Melding subrogatie aan derden
  • Aanvraag minimale levering aardgas (MLA)
  • Onderzoek hulpverlening in het kader van het Energiefonds
  • Facturatie noodhuisvesting
  • Betalings- en invorderingsopdrachten
  • Doorgeven tenlasteneming Mediprima
  • Onderzoek aanvraag individueel verminderd tarief kinderopvang
  • Beheer van de subsidiestromen
  • Onderzoek onderhoudsplicht
  • Juridische adviezen verlenen aan personeel, bemiddelen in probleemdossiers (SD, ondersteunende diensten)
  • Juridische adviezen verlenen aan cliënten
  • Juridische adviezen verlenen aan beleid (VB en Raad, BCSD)
  • Opvolging van gerechtelijke procedures
  • Administratieve controle van dossiers
  • Adviesverlening in het kader van personeelsbeheer en tucht/ontslag
  • Vragen over openbaarheid van bestuur opvolgen
  • Terrorisme- en fraude onderzoeken i.s.m. auditoraat
  • Fraudeonderzoek
  • Opvolging betalingen (zowel de lijsten als de dringende steunen)
  • Ondersteunen van bemiddeling (o.a. met derden, verzoeningszittingen, …)
Voorbeeld
Je wil een stookoliepremie. We schrijven alles op en gebruiken dit om de premie te geven.

Waarom mag OCMW Leuven jouw persoonsgegevens gebruiken?

We gebruiken je persoonsgegevens op een rechtmatige wijze, we hebben een juridische reden om de persoonsgegevens te gebruiken. Volgens de AVG zijn er 6 manieren, of combinaties daarvan, om het gebruik van persoonsgegevens te verantwoorden. We hanteren steeds minstens 1 van de voorwaarden uit AVG art.6.1:

  1. Toestemming
    Zoals bij het nemen van foto’s geef je ons je goedkeuring via mail, op papier, tijdens een gesprek of op een andere manier die we kunnen aantonen. Deze toestemming kan je op elk moment zonder verklaring intrekken.
  2. Overeenkomst
    We maken een contract voor een specifiek doel, zoals samenwerking binnen het geïntegreerd traject. Net zoals je lid kan worden van een sportclub kan je bij ons ook een overeenkomst aangaan voor diensten. Schreef je je in voor het sinterklaasfeest? Dan is dat een overeenkomst tussen jou en OCMW Leuven.
  3. Wettelijke plicht
    OCMW Leuven is een OCMW zoals bedoeld in de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Volgens die wet moet OCMW Leuven een aantal diensten leveren om elke Leuvenaar een menswaardig bestaan te bieden. Maar bijvoorbeeld ook kunnen verantwoorden aan de hand van verzamelde gegevens (waaronder persoonsgegevens)
  4. Vitaal belang
    Als er dringend nood is aan hulp (om iemands leven te redden) waarbij de persoonsgegevens absoluut nodig zijn, dan kan OCMW Leuven die gegevens gebruiken. Een ambulance sturen naar iemands adres wanneer we weten dat daar nood aan is, bijvoorbeeld.
  5. Taak van algemeen belang
    Uit de organieke wet en de oprichting van OCMW Leuven volgt dat wij een taak van algemeen belang uitoefenen. Als de wet daarop aanstuurt dan verwerken wij persoonsgegevens om die taak uit te kunnen oefenen. Kom je in aanmerking voor gratis vaccinatie dan contacteren we je daarvoor. Dat staat niet letterlijk in de wet maar is een gevolg van de taak van algemeen belang die ons is toegewezen.
  6. Gerechtvaardigd belang
    Dit wordt uiterst zelden gebruikt door OCMW Leuven. Voor de weinige diensten die OCMW Leuven als niet-verplichte taak uitvoert kan ze soms een herinnering sturen bij gekende afnemers van zo’n dienst die niet door de wet is geregeld. Bijvoorbeeld wanneer iemand werkte als vrijwilliger bij OCMW Leuven en geruime tijd niets van zich liet horen, dan kunnen we contact zoeken.

In sommige gevallen hebben we je toestemming nodig. Die vragen we steeds vooraf. Je kan die toestemming op elk moment intrekken. Let wel: elke verwerking die gebeurde voor je je toestemming introk, blijft rechtmatig gebaseerd op de toen geldende toestemming.

Voorbeeld
Je wilt extra hulp voor jouw spijbelende dochter. Dan vragen we jouw toestemming om de school van je kind te contacteren. Niet meer akkoord? Laat het ons weten, dan stopt je toestemming. (Dat mag ook via telefoon, e-mail of kom naar OCMW Leuven).

Welke wetten en decreten regelen de werking van OCMW Leuven?

OCMW Leuven haalt zijn wettelijke plicht en taak uit volgende wetten, decreten en besluiten:

Kaderend in de opdracht van OCMW Leuven om de menselijke waardigheid te garanderen met meest gepaste hulpverlening.

Algemeen

Leefloon

Terugbetaling medische kosten (mensen zonder inschrijving in het bevolkingsregister)

Verwarmingstoelage (stookoliefonds)

Individueel verminderd tarief kinderopvang

Subsidiebesluit van de Vlaamse regering van 22 november 2013 art. 34/1

Dreigende uithuiszetting

Decreet van 9 november 2018 houdende bepalingen betreffende de huur van voor bewoning bestemde goederen of delen ervan (citeeropschrift: "Vlaams Woninghuurdecreet") (B.S.07/12/2018), artikel 46 in het kader van uithuiszettingen

Schuldhulpverlening

Wet van 4 september 2002 houdende toewijzing van een opdracht aan de openbare centra voor maatschappelijk welzijn inzake de begeleiding en de financiële maatschappelijke steunverlening aan de meest hulpbehoevenden inzake energielevering.

LAC-werking

Besluit van de Vlaamse regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water.

Minimale levering aardgas

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 november 2010 houdende algemene bepalingen over het energiebeleid Artikel 5.4.2

Referentieadres gedetineerden

Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten

Ketenaanpak intrafamiliaal geweld

Artikel 458 ter van het strafwetboek

Inzake fraude

KSZ consultatie

Klachtenprocedure

Openbaarheid van bestuur

Tewerkstelling

  • De wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten (B.S. van 22 augustus 1978) ;
  • Het arbeidsreglement van het OCMW van Leuven;
  • De wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers. (B.S. van 30 april 1965) ;
  • De arbeidswet van 16 maart 1971 (B.S. van 30 maart 1971) ;
  • De wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector (B.S. van 5 januari 2001)

Worden jouw gegevens doorgegeven aan anderen?

Neen, we geven persoonsgegevens niet door aan derden. Indien we de gegevens laten verwerken door derden om onze dienstverlening mogelijk te maken (denk aan software om verslagen en beslissingen in te beheren) dan is dat onder onze voorwaarden voor bescherming en geheimhouding. Dit wordt beschermd door een verwerkingsovereenkomst.

We sluiten een verwerkingsovereenkomst met leveranciers en organisaties die in opdracht van het OCMW jouw persoonsgegevens verwerken, bv. Microsoft verzorgt de e-mail- en clouddiensten. We verplichten hen minstens even veilig en vertrouwelijk met persoonsgegevens om te gaan als wijzelf, binnen de EU te verwerken en niet te gebruiken voor andere doelen dan wat nodig is om OCMW Leuven de persoonsgegevens correct te laten inzetten voor haar diensten. De dienstenleveranciers mogen uiteraard de hun toevertrouwde persoonsgegevens niet gebruiken voor eigen doelen. OCMW Leuven blijft verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Je stuurt een e-mail naar OCMW Leuven. Microsoft mag die e-mail niet lezen.

In uitzonderlijke gevallen zijn wij wettelijk verplicht om mee te werken aan onderzoek door overheidsinstanties die controle uitoefenen (denk aan politie, justitie of fiscus). Als, bijvoorbeeld, een onderzoeksrechter een geheim politioneel onderzoek beveelt kunnen we je daarover niet informeren. Als het niet geheim is dan zullen we je vertellen over het onderzoek.

Bij het gebruiken van sommige diensten zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens te delen, bijvoorbeeld aan Wonen Vlaanderen. Ook voor de toekenning van rechten en voordelen door andere sociale zekerheidsinstellingen of overheidsdiensten kan het zijn dat wij gegevens doorgeven. We laten jou dat weten via de publicatie van protocollen, die we opstellen om de gegevensdeling transparant en veilig te laten verlopen.

In sommige gevallen verwachten we jouw toestemming om aan anderen je persoonsgegevens door te geven. We geven dan uitleg over de reden en de gevolgen en wachten tot jouw toestemming is gegeven voor we doorgeven aan derden.

Je bent in begeleiding bij een sociaal assistent en je gaat samen werk zoeken. De inschrijving bij VDAB gebeurt met de sociaal assistent. Als je dat wilt, dan doen we dat samen.

Uitwisseling van persoonsgegevens met andere overheden

Als OCMW Leuven digitaal persoonsgegevens uitwisselt met andere overheden, wordt een protocol opgesteld. Daarin worden een aantal zaken vastgelegd zodat duidelijk wordt dat de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gevolgd worden.

Protocollen

Hoelang worden jouw persoonsgegevens bijgehouden?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan de wettelijke bewaartermijnen voorschrijven. Als er geen voorgeschreven bewaartermijn is, bewaren we de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze kregen. Daarna worden persoonsgegevens vernietigd. We gebruiken de richtlijnen van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD) goedgekeurd door het Rijksarchief.

Je doet mee aan een culturele uitstap. Je naam wordt genoteerd voor de verzekering of voor je plaats op de bus. De dag na de uitstap hebben we je naam niet meer nodig en verwijderen we alles.

Hoe worden jouw gegevens beveiligd?

We behandelen jouw persoonsgegevens altijd discreet en veilig.

  • We nemen organisatorische veiligheidsmaatregelen om enkel het beoogde, correcte en minimale gebruik van persoonsgegevens toe te laten.
  • Alle medewerkers en het bestuur van OCMW Leuven hebben beroepsgeheim.
  • Een Data Protection Officer (DPO) controleert of OCMW Leuven persoonsgegevens verwerkt volgens de privacywetten. De DPO is te contacteren via gdpr@leuven.be of DPO OCMW Leuven, Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven.
  • We nemen ook technische veiligheidsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen. We gebruiken onder andere beveiligde computers met wachtwoorden en andere methoden van identificatie (MFA) op een beschermd netwerk met actieve antimalware in een gebouw met fysieke toegangsbeveiliging.
Iedereen van OCMW Leuven heeft beroepsgeheim, net zoals een dokter. Wat je vertelt, blijft geheim. Er is iemand die controleert of de persoonsgegevens correct worden verwerkt, dat is de DPO. OCMW Leuven gebruikt moderne computers met antivirus en sterke wachtwoorden.

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te kijken, aan te passen of onder bepaalde voorwaarden te verwijderen. Je kan ook een kopie aanvragen, de verwerking laten beperken en je persoonsgegevens laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Je hebt recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die we van je verwerken en de doeleinden waarvoor we ze verwerken.

Je hebt, indien de verwerking werd gebaseerd op jouw toestemming of een overeenkomst, het recht om je zelf aangebrachte persoonsgegevens te ontvangen in een gangbare en machine leesbare vorm. Je mag deze gegevens overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover dit technisch en organisatorisch mogelijk is, kunnen wij het ook voor je doen.

Persoonsgegevens overdragen aan andere OCMW’s of RVT’s, bijvoorbeeld bij verhuis, doen we alleen als dat technisch en veilig kan.

Indien je merkt dat de persoonsgegevens die wij van je verwerken fout zouden zijn, kan je vragen deze te verbeteren.

Je hebt in bepaalde gevallen het recht om je persoonsgegevens te laten wissen. We zijn echter wel vaak verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren waardoor wij dus niet of slechts gedeeltelijk kunnen overgaan tot verwijdering. Bijvoorbeeld, een verwijdering uit het bevolkingsregister is niet mogelijk.

Achterstal van huur kan je niet laten wissen.

Je hebt in de volgende gevallen het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken:

  • Je betwist de juistheid van de persoonsgegevens.
  • De verwerking zou onrechtmatig zijn.
  • Je persoonsgegevens zouden niet meer noodzakelijk zijn voor de verwerkingsdoeleinden maar je wil ze toch nog gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtszaak.
  • Indien je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten.

Je hebt het recht om bezwaar te maken als we je persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of opdrachten van openbaar gezag, tenzij onze gerechtvaardigde gronden sterker zouden doorwegen ten opzichte van je belangen, rechten en vrijheden.

Zijn je persoonsgegevens niet juist of mogen we ze niet gebruiken? Dan controleren we dat. Tijdens de controle beperken we de verwerking.

Doe je aanvraag gratis online. Je krijgt zo snel mogelijk een antwoord, ten laatste 30 dagen nadat we je aanvraag kregen. Als we niet overtuigd zijn van je identiteit, kunnen we je vragen om ons een kopie van identiteitsbewijs te bezorgen. Als we kunnen aantonen dat je overdrijft met het gebruik van je rechten, kunnen we kosten aanrekenen.

Ik wil mijn persoonsgegevens inkijken, aanpassen, verwijderen, beperken of laten overdragen

Welke cookies gebruikt het OCMW?

OCMW Leuven gebruikt cookies om haar website te analyseren en verbeteren. Op de website zelf vind je meer info over de cookies die we plaatsen.

Lees meer over de cookies

Mag het OCMW jouw foto gebruiken?

Willen we een portretfoto van jou? Dan vragen we eerst toestemming om die te maken en te gebruiken. Je kan op elk moment die toestemming intrekken.

Waarvoor worden camerabeelden gebruikt?

Om de veiligheid te verhogen, hangen op sommige plaatsen camera's. Daarvan deden we de aangifte bij de privacycommissie. We bekijken opnames alleen na een incident en houden ze niet langer dan 1 week bij, tenzij de politie vraagt om ze langer te bewaren.

Wat met wijzigingen in ons privacybeleid?

We toetsen ons beleid over persoonsgegevens regelmatig aan de wetgeving. Daarom is het mogelijk dat we onze privacyverklaring in de toekomst aanpassen. De wijzigingen zijn geldig vanaf het moment dat ze op deze website gepubliceerd zijn.

Hoe kan je een datalek melden?

Er is een datalek als persoonsgegevens:

  • Gestolen of kwijtgeraakt zijn (bv. USB-stick in de trein verloren).
  • Niet correct verwerkt zijn (bv. bewaard zonder medeweten of toestemming van de betrokkene).
  • Ingekeken of bewerkt worden door mensen die dat niet mogen.
  • Langer bewaard worden dan nodig of afgesproken, zonder toestemming van de betrokkene

Denk je dat er bij het OCMW een datalek is? Meld het ons.

Hoe kan je klacht indienen?

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Meld het ons.

Je kan ook klacht indienen bij de toezichthouder:

Vragen?

Heb je vragen over de bescherming van je persoonlijke gegevens? Contacteer ons:

Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer)