Stukken overdragen aan het Stadsarchief

Welke stukken kan je overdragen?

Het stuk moet aan 2 voorwaarden voldoen:

• Het is een origineel document.
  Bv. archiefstukken, foto’s, boeken …
  Geen kunst- of gebruiksvoorwerpen of kopieën.
• Er is een duidelijke relatie met Leuven.
  Bv. Leuvense herkomst of inhoud (deelgemeenten mag ook).

Hoe kan je stukken overdragen?

1. Contacteer ons
Contacteer ons of kom langs in de leeszaal.

2. Controle

• We controleren of je stukken voldoen aan de voorwaarden.
• Als dat zo is, onderzoeken we je aanbod verder op basis van de gegevens die we van jou krijgen (context, herkomst, inhoud, omvang). Eventueel maakt de archivaris met jou een afspraak.
• Daarna toetsen we de stukken verder aan inhoudelijke en praktische criteria: onderwerp, herkomst, kwaliteit, uniciteit, onderzoekswaarde, logistieke mogelijkheden en materiële toestand. Het is mogelijk dat we maar een deel kunnen opnemen in de collectie.

3. Overeenkomst en afspraken maken
Als we jouw stukken kunnen opnemen, is er eerst nog wat administratie nodig voor je kan overdragen. We informeren je daar uitgebreid over.

• We kiezen hoe de overdracht gebeurt.
  • Meestal is dat via een handgift. Een handgift is een overdracht van goederen waarvoor geen registratieverplichting geldt. Ze is administratief eenvoudiger dan een schenking, die onder het schenkingsrecht valt.
  • In uitzonderlijke gevallen kiest het Stadsarchief voor een schenking.
  • In zeer uitzonderlijke gevallen koopt het Stadsarchief stukken aan. Zo kocht het Stadsarchief in het verleden de collecties Eugène Sprengers en Rik Uytterhoeven aan omwille van hun bijzonder historisch belang.
• We maken een overeenkomst met jou op. Als je de auteur bent van de stukken, maken we ook een licentieovereenkomst op.
• De gemeenteraad keurt de overeenkomst goed.

5. Verhuis regelen
Als alle administratie in orde is, kunnen de stukken naar het Stadsarchief verhuizen.

• Als het om een klein aantal stukken gaat, kan de overdracht eenvoudig gebeuren.
• Als het gaat om een uitgebreid archief of collectie, bijvoorbeeld van een vereniging, moet je die eerst zelf ordenen, opschonen, verpakken en beschrijven. Het is belangrijk dat je dat zelf doet. Jij kent immers de werking van je organisatie en de betekenis van de stukken. We kunnen je wel begeleiden en helpen. Geschikte verpakkingsmaterialen krijg je bijvoorbeeld gratis.
• We bekijken samen hoe de spullen verhuizen. Breng je de stukken zelf of halen wij ze op?

Kan je overgedragen stukken terugvragen?

Nee, een handgift of schenking is definitief. Je kan de stukken niet terugvragen. Uiteraard kan je ze raadplegen in de leeszaal of kan je ze in bruikleen nemen, bijvoorbeeld voor een tentoonstelling. Meer informatie daarover vind je in het leeszaalreglement en in de algemene bruikleenvoorwaarden van het Stadsarchief.

Kan je stukken (tijdelijk) in bewaring geven?

Dat kan alleen in zeer uitzonderlijke gevallen. Bij een bewaargeving neemt het Stadsarchief materiaal op voor een afgesproken periode om het daarna ofwel terug te geven ofwel de bewaargeving te verlengen. Als bewaargever blijf je eigenaar, maar moet je bij teruggave bewaringskosten betalen.

Wie kan de overgedragen stukken gebruiken?

• Iedereen mag de archieven en collecties van het Stadsarchief bekijken.
• In de overeenkomst kunnen extra afspraken staan over de toegang, maar die mogen de bruikbaarheid van de documenten niet beperken.
• Gevoelige privé-informatie wordt nooit getoond of uitgeleend.