Toelating voor een evenement of activiteit

Organiseer je een evenement of activiteit? Dan heb je soms een toelating van de stad nodig.

Waarvoor heb je een toelating nodig?

  • Evenementen en activiteiten die plaatsvinden op het openbaar domein (stoepen, straten, pleinen, parken ...)
    Voorbeelden:
    • Je wilt een buurtfeest organiseren in je straat.
    • Je wilt met je sportclub een sportevenement organiseren op een plein in de stad.
    • Je wilt een benefietfestival organiseren in een park.
    • Je wilt met je vereniging een optocht door de straten organiseren omdat ze 100 jaar bestaat.
    • Je wilt filmen voor een tv-programma in de straten van Leuven.
  • Evenementen en activiteiten die plaatsvinden op een privéterrein, maar toch een impact op het openbaar domein hebben
    Voorbeelden:
    • Je organiseert een muziekfestival op het terrein van de scouts.
    • Je organiseert een sportevenement op de terreinen van KU Leuven.
    • Je wilt wegwijzers hangen naar de parochiezaal waar een eetfestijn van je sportclub plaatsvindt.

Twijfel je of je een toelating nodig hebt?

Contacteer ons, we bekijken je plannen samen.

Dienst inname openbaar domein voor evenementen

Stadskantoor
Professor Van Overstraetenplein 1
3000 Leuven

Wie kan de toelating aanvragen?

Organisatoren van sociale, culturele, sportieve, educatieve, toeristische of recreatieve activiteiten. Private of commerciële evenementen op het openbaar domein zijn niet toegelaten.

Wanneer aanvragen?

  • Minder dan 500 deelnemers
    • Zonder afsluiten straat en waarbij de geluidsnorm van 85 decibel wordt gerespecteerd (enkel akoestische muziek of achtergrondmuziek)
      Minstens 14 dagen voor activiteit
    • Met verkeersmaatregelen of waarbij de geluidsnorm van 85 decibel wordt overschreden (liveoptredens of dj-set)
      Minstens 30 dagen voor activiteit
  • 500 tot 3000 deelnemers
    Minstens 30 dagen voor activiteit
  • Meer dan 3000 deelnemers
    Minstens 60 dagen voor activiteit

Hulp nodig bij je aanvraag?

Contacteer ons, we helpen je graag verder.

Dienst inname openbaar domein voor evenementen

Stadskantoor
Professor Van Overstraetenplein 1
3000 Leuven

Wat gebeurt er na mijn aanvraag?

  1. Bevestiging
    Je krijgt een bevestiging van je aanvraag in je mailbox.
    Geen bevestiging gekregen? Contacteer ons.
  2. Controle
    We kijken na of je aanvraag volledig is en voldoet aan de voorwaarden.
    Als je ook een veiligheidsdraaiboek moet toevoegen, krijg je een mail met de nodige informatie.
  3. Evaluatie
    We bekijken of je evenement veilig kan verlopen, met respect voor de omgeving. We kijken na of de gevraagde materialen in stock zijn en we de ondersteuning kunnen inplannen.
  4. Beslissing
    Je krijgt een mail met de beslissing:
    • Toelating
      De activiteit kan doorgaan. In de toelating vind je:
      • Regels en voorwaarden die je als organisator moet naleven
        Bv. Alle muziekactiviteiten moeten stoppen om 22 uur.
      • Overzicht van de ondersteuning die je krijgt (met planning)
    • Weigering
      De activiteit kan niet niet doorgaan. We vermelden de reden.
      Bv. We kunnen de straat niet afsluiten, omdat we het verkeer niet kunnen omleiden door werken in de straat.

Prijs

Hoe aanvragen?

Dat hangt af van waarvoor je toelating vraagt.

Hoe vraag ik toelating voor evenement?

  1. Verzamel deze informatie
    • Voor elke aanvraag:
      • Contactgegevens verantwoordelijke activiteit
      • Contactgegevens opdrachtgever
      • Ondernemingsnummer of rijksregisternummer van de organisatie
      • Gegevens verzekeringspolis
      • Locatie van de activiteit
      • Data en tijdstippen van begin en einde activiteit
      • Verwacht bezoekersaantal
      • Programmaboekje of affiche (niet verplicht)
    • Alleen als dit van toepassing is:
      • Dossiernummer van je vergunning voor een vorige editie (niet verplicht)
      • Inplantingsplan
      • Muziekprogramma 
      • Data en tijdstippen van op- en afbouw 
      • Welke straten afgesloten moeten worden
      • Wanneer en waar je een parkeerverbod of parkeertoelating nodig hebt  
      • Beschrijving van de muziekactiviteiten
      • Materiaal van de stad dat je wilt lenen 
      • Hoeveel afvalcontainers je nodig hebt
         
  2. Doe je aanvraag
    Je kan je antwoorden niet opslaan. Zorg dat je voldoende tijd hebt om je aanvraag in 1 keer af te werken.

Vraag toelating voor evenement aan

Hoe vraag ik toelating voor een buurtfeest?

  1. Verzamel deze informatie
    • Voor elke aanvraag:
      • Contactgegevens van 2 aanvragers (ook rijksregisternummer)
      • Contactgegevens van contactpersoon tijdens buurtfeest
      • Ondernemingsnummer of rijksregisternummer van de organisatie
      • Flyer of affiche (niet verplicht)
      • Gegevens verzekeringspolis
      • Locatie buurtfeest
      • Data en tijdstippen van begin en einde buurtfeest
      • Verwacht bezoekersaantal
      • Hoe je buurtfeest gaat bekendmaken
    • Alleen als dit van toepassing is:
      • Dossiernummer van je vergunning voor een vorige editie (niet verplicht)
      • Inplantingsplan
      • Muziekprogramma 
      • Data en tijdstippen van op- en afbouw 
      • Welke straten afgesloten moeten worden
      • Beschrijving van de muziekactiviteiten
      • Materiaal van de stad dat je wilt lenen 
         
  2. Doe je aanvraag
    Je kan je antwoorden niet opslaan. Zorg dat je voldoende tijd hebt om je aanvraag in 1 keer af te werken.

Vraag toelating voor buurtfeest aan

Hoe vraag ik toelating voor een recreatieve fietstocht?

Gebruik de applicatie van Sport Vlaanderen. Daarmee kan je met 1 aanvraag toelating vragen aan:

  • Alle gemeenten waar jouw toertocht passeert
  • Agentschap Natuur en Bos
  • Agentschap Wegen en Verkeer

Hoe vraag ik toelating voor publicitaire actie?

  1. Verzamel deze informatie
    • Voor elke aanvraag:
      • Contactgegevens verantwoordelijke actie
      • Contactgegevens opdrachtgever
      • Ondernemingsnummer of rijksregisternummer van de organisatie
      • Locatie van de actie
    • Alleen als dit van toepassing is:
      • Dossiernummer van je vergunning voor een vorige editie (niet verplicht)
      • Inplantingsplan
         
  2. Doe je aanvraag
    Je kan je antwoorden niet opslaan. Zorg dat je voldoende tijd hebt om je aanvraag in 1 keer af te werken.

Vraag toelating voor publicitaire actie aan

Hoe vraag ik toelating voor kunstproject?

  1. Verzamel deze informatie
    • Voor elke aanvraag:
      • Contactgegevens verantwoordelijke kunstproject 
      • Contactgegevens opdrachtgever 
      • Ondernemingsnummer of rijksregisternummer van organisatie
      • Ontwerp of foto van kunstproject (niet verplicht)
      • Gegevens verzekeringspolis
      • Locatie kunstproject
      • Data en tijdstippen van begin en einde kunstproject
    • Alleen als dit van toepassing is:
      • Dossiernummer van je vergunning voor een vorige editie (niet verplicht)
      • Inplantingsplan (niet verplicht)
      • Data en tijdstippen van op- en afbouw 
      • Welke straten afgesloten moeten worden
      • Wanneer en waar je een parkeerverbod of parkeertoelating nodig hebt  
      • Beschrijving van de muziekactiviteiten
      • Materiaal van de stad dat je wilt lenen 
         
  2. Doe je aanvraag
    Je kan je antwoorden niet opslaan. Zorg dat je voldoende tijd hebt om je aanvraag in 1 keer af te werken.

Vraag toelating voor kunstproject aan

Hoe vraag ik toelating voor filmopname?

  1. Verzamel deze informatie
    • Voor elke aanvraag:
      • Contactgegevens verantwoordelijke filmopname 
      • Contactgegevens opdrachtgever
      • Ondernemingsnummer of rijksregisternummer van de organisatie
      • Gegevens verzekeringspolis
      • Locatie en adressen filmopname
      • Data en tijdstippen van begin en einde filmopname
    • Alleen als dit van toepassing is:
      • Dossiernummer van je vergunning voor een vorige editie (niet verplicht)
      • Inplantingsplan
      • Muziekprogramma 
      • Data en tijdstippen van op- en afbouw 
      • Welke straten afgesloten moeten worden 
      • Wanneer en waar je een parkeerverbod of parkeertoelating nodig hebt  
      • Beschrijving van de muziekactiviteiten
      • Materiaal van de stad dat je wilt lenen 
         
  2. Doe je aanvraag
    Je kan je antwoorden niet opslaan. Zorg dat je voldoende tijd hebt om je aanvraag in 1 keer af te werken.

Vraag toelating voor filmopname aan

Wat moet je doen?

Contacteer ons om je plannen te bespreken. We bespreken waarvoor je toelating nodig hebt en hoe je die kan aanvragen. 

Nuttige info voor organisatoren

  • Veiligheidsdraaiboek
    Voor evenementen met 500 bezoekers of meer moet je ons een veiligheidsdraaiboek bezorgen.
  • Materiaal lenen
    In je toelating voor een evenement kan je meteen ook materiaal van de stad aanvragen. Vroeg je al toelating aan en wil je daarna (extra) materiaal aanvragen? Vraag alleen materiaal aan
  • Gebruik herbruikbare bekers
    Wegwerpbekers zijn verboden op evenementen in Leuven. Je kan bij de stad Leuven gratis herbruikbare bekers lenen.
  • Regels openbaar domein
    Het politiereglement beschrijft wat mag en niet mag op het openbaar domein in Leuven.
  • Afvaardiging van het schepencollege
    Wens je een bezoek van de burgemeester of een schepen op je evenement? We bekijken graag of dit mogelijk is. Mail ons minstens 7 dagen voor de activiteit.

Reglement